Державний архів Донецької області

Примірна номенклатура справ 
міської ради, виконавчого комітету 
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-
перевірної комісії державного 
архіву Донецької області
від 15.03.2013 № 3

Донецьк 2013

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор держархіву
Донецької області
___________Н.Д.Буценко
________________2013 р.

Примірна номенклатура справ 
міської ради, виконавчого комітету міської ради

№ з/п	Заголовок справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Номери статей за переліком	Примітка	

1	2	3	4	5	

	01 - Міська рада				
1	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
2	Укази, розпорядження Президента України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.2-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
3	Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
4	Рішення, протоколи засідань обласної Ради з основної діяльності, надіслані до відома 	Доки не мине потреба1	ст.6-а	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
5	Розпорядження голови обласної державної адміністрації, надіслані до відома	Доки не мине потреба1	ст.3-б, 
16-а	1Що стосуються діяльності міськради – постійно	
6	Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації, надіслані до відома	Доки не мине потреба1	ст.9-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
7	Розпорядження міського голови з основної діяльності. Копії	Доки не мине потреба	ст.16-а	Оригінали - в загальному відділі	
8	Рішення виконавчого комітету міської ради. Копії	Доки не мине потреба1	ст.7-б	1Що стосуються діяльності міськради – постійно. Оригінали - в загальному відділі	
9	Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з їх виконання	Доки не мине потреба	ст. 6-а	Що стосуються діяльності міськради - постійно	
10	Протоколи засідань сесій міської ради
	Постійно	ст.9-а		
11	Документи (рішення, доповіді, довідки) до протоколів сесій міської ради	Постійно	ст.9-а		
12	Протоколи засідань депутатських днів	Постійно	ст.14-а		
13	Документи (паспорт міста, устав міста, гімн, герб) що стосуються символіки міста	Постійно		Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4	
14	Перспективний план роботи міської ради
	Постійно	ст.157-а		
15	Плани організаційно-технічних заходів щодо проведення сесій міської ради	Доки не мине потреба		Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4	
16	Місячна план – сітка основних заходів міської ради	1 рік	ст.161		
17	Документи (порядки ведення постанови, рішення, протоколи засідань, рекомендації, довідки, плани роботи, акти, заходи) постійно-діючих депутатських комісій	Постійно	ст.14-а	Документи кожної комісії формують в окремі справи	
18	Документи (довідки, доповідні записки, огляди, розрахунки) з виконання державних і регіональних програм 	Доки не мине потреба	ст.148-б	Оригінали - в документах до протоколів сесії міської ради	
19	Документи (плани роботи, звіти, інформації) про діяльність органів самоорганізації населення	Постійно	ст.1226		
20	Документи (плани роботи, звіти інформації) постійно-діючих дорадчих органів	Постійно	ст.14-а		
21	Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи селищних рад з основних питань діяльності	Постійно	ст.76-а		
22	Документи (плани, доповіді, довідки, листи) з питань навчання керівників селищних рад	5 років ЕПК	ст.537		
23	Депутатські запити та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листування) з їх виконання	5 років ЕПК	ст.8		
24	Угоди про економічне та культурне співробітництво з різними регіонами України та зарубіжними країнами	Постійно	ст.62		
25	Документи (протоколи зустрічей, звіти, доповіді, інформації) про прийом представників зарубіжних країн	Постійно	ст.911		
26	Документи (програми, плани проведення зустрічей, графіки, маршрути) про приїзд і перебування в місті визначних діячів України та представників зарубіжних країн	Постійно	ст.911		
27	Довідки зі звітами депутатів перед виборцями, заходи щодо виконання наказів виборців	Постійно	ст. 83-а		
28	Накази виборців і заходи щодо їхнього виконання	Постійно	ст. 82-а		
29	Статистичний звіт про склад депутатів, виконавчих комітетів, постійних комісій, міських та селищних рад (ф.№1)	Постійно	ст. 302-б		
30	Аналіз стану роботи з розгляду депутатських запитів та звернень	Постійно	ст.83-а		
31	Списки депутатів міської ради
	Постійно	ст.525-а		
32	Картки персонального обліку депутатів міської ради	75 років	ст.499	Після складення повнова-жень	
33	Картки, журнал реєстрації рішень сесії міської ради	Постійно	ст. 121-а		
34	Документи (заяви, особисті листки, документи про освіту, тощо) помічників депутатів	75 років	ст.495	Після переобран-ня	
35	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних даних	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
36	Листування з облдержадміністрацією та обласною радою з питань роботи місцевих рад	5 років ЕПК	ст.22		
37	Журнал обліку депутатських запитів та звернень	5 років 	ст.124		
38	Журнал реєстрації посвідчень помічників депутатів	3 роки	ст.1035		
39	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних	5 років	ст.124		
40	Журнал обліку відвідувань міської ради представниками зарубіжних країн
	Постійно	ст.940		

	02 - Загальний відділ				
41	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
42	Укази, розпорядження Президента України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.2-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
43	Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
44	Рішення, протоколи засідань обласної ради з основної діяльності, надіслані до відома	Доки не мине потреба	ст.6-а	Що стосуються діяльності міськради - постійно	
45	Розпорядження голови обласної державної адміністрації, надіслані до відома	Доки не мине потреба1	ст.3-б, 
16-а	1Що стосуються діяльності міськради – постійно
	
46	Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації, надіслані до відома	Доки не мине потреба1	ст.9-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
47	Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з їх виконання	Доки не мине потреба	ст. 6-а	Що стосуються діяльності міськради - постійно	
48	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки, рекомендації з питань діловодства та роботи із зверненнями громадян	До заміни новими	ст.20-б		
49	Положення про загальний відділ	Постійно	ст.39		
50	Посадові інструкції працівників загального відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
51	Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та документи (проекти рішень, довідки, інформації тощо) до них	Постійно	ст.7-а		
52	Розпорядження міського голови з основної діяльності 	Постійно	ст.16-а		
53	Протоколи нарад у міського голови	5 років ЕК	ст.13		
54	Протоколи нарад у заступників міського голови	5 років ЕК	ст.13		
55	Протоколи засідань постійно-діючих комісій, рад при виконкомі та документи (листи, інформації, звіти тощо) до них	Постійно	ст.14-а		
56	Документи з грифом «Для службового користування», що стосуються діяльності міськвиконкому	10 років ЕК		Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4	
57	Документи (річний, піврічні, квартальні, місячні плани та звіти) про роботу відділу 	1 рік	ст.161, 299		
58	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних  даних	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
59	Відомості про документообіг в апараті міськради	5 років	ст.115		
60	Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку стану діловодства в апараті міськради та управліннях (відділах)	1 рік1	ст.116	1Після наступної перевірки	
61	Приймально-здавальні акти з усіма додатками при зміні відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб	
62	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань житлового господарства, містобудування та архітектури	5 років ЕПК	ст.22, 23		
63	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про забезпечення законності, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян	5 років ЕПК	ст.22, 23		
64	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань соціально– економічного розвитку міста 	5 років ЕПК	ст. 22, 23		
65	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про фінансування, затвердження та виконання бюджету, ціноутворення, індексацію, виділення та використання коштів тощо 	5 років ЕПК	ст.22, 23		
66	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про управління майном, приватизацію комунального і державного майна, сприяння розвитку підприємництва	5 років ЕПК	ст.22, 23		
67	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у промисловості, топливно-енергетичному комплексі, транспорті та зв’язку 	5 років ЕПК	ст.22, 23		
68	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про представлення працівників до державних нагород, висування і затвердження кандидатур на здобуття державних премій	5 років ЕПК	ст. 22, 23		
69	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі	5 років ЕПК	ст.22, 23		
70	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про стан і розвиток освіти і науки
	5 років ЕПК	ст. 22, 23		
71	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про стан і розвиток культури та засобів масової інформації	5 років ЕПК	ст.22, 23		
72	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань охорони здоров’я 	5 років ЕПК	ст.22, 23		
73	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань сім’ї, жінок, молоді та неповнолітніх	5 років ЕПК	ст.22, 23		
74	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про використання природних ресурсів, охорони, водопостачання та меліорації	5 років ЕПК	ст.22, 23		
75	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та з питань екологічної безпеки	10 років ЕПК	ст.2101		
76	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань забезпечення соціального захисту, зайнятості населення, праці та заробітної плати	5 років ЕПК	ст.22, 23		
77	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань кадрової роботи та державної служби	5 років ЕПК	ст.22, 23		
78	Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з правових питань	3 роки	ст.96		
79	Листування з органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними і міськими радами) та їх виконавчими комітетами, виборчими комісіями з організаційних питань їхньої діяльності	5 років ЕПК	ст.22, 23		
80	Списки постійних кореспондентів та їх адреси	1 рік	ст.1036	Після заміни новим	
81	Картки реєстрації розпоряджень міського голови з основної діяльності	Постійно	ст.121-а		
82	Картки реєстрації рішень виконкому міської ради	Постійно	ст.121-а		
83	Реєстраційні картки (бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх документів	3 роки	ст.122		
84	Реєстр на відправлену кореспонденцію	1 рік	ст.128		
85	Журнал обліку бланків суворої звітності	3 роки	ст.127-а		
86	Журнал обліку врученої кореспонденції (розносні книги)	1 рік	ст.127-г		
87	Журнал обліку та видачі печаток і штампів 	3 роки	ст.1034		
88	Картки і журнали реєстрації телеграм, телефонограм, факсів	1 рік	ст.126		
89	Журнал обліку вхідної кореспонденції, яка не підлягає реєстрації	3 роки	ст.122		
90	Журнал реєстрації чергувань робітників міськвиконкому	1 рік	ст.1171		
91	Журнал реєстрації доручень міського голови	Постійно	ст.121-а		
92	Журнал обліку громадян, яким присвоєно звання «Почесний громадянин міста»	Постійно	ст.658-а		
93	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних	3 роки	ст.122		
94	Журнал реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування»	3 роки	ст.122		
95	Журнал обліку друку документів з грифом «Для службового користування»	1 рік	ст.127-в		
96	Журнал обліку видачі працівникам апарату міськвиконкому документів з грифом "Для службового користування"	1 рік	ст.127-г		
97	Журнал реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників апарату міськвиконкому	1 рік	ст.408		
98	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації

	
	03 - Документи щодо роботи зі зверненнями громадян				
99	Річні статистичні звіти  міськвиконкому про роботу із зверненнями громадян (ф.№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11) та документи (аналітичні довідки, огляди, аналізи тощо) до них	Постійно	ст.83-а, 302-б		
100	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян щодо суттєвих змін у роботі підприємств, установ і організацій міста або про усунення серйозних недоліків та зауважень	Постійно	ст.82-а		
101	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
102	Картотеки (бази даних) реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян 	5 років	ст.124		
103	Алфавітно-облікова картотека (база даних) реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян	5 років	ст.124		
104	Реєстраційні журнали, картки прийому громадян керівництвом міськвиконкому 	3 роки	ст.125		
105	Журнал обліку звернень громадян по «Телефону довіри»	3 роки	ст.125		
106	Журнал реєстрації особистого прийому осіб, які звернулися до Громадської приймальні міськвиконкому по безоплатну первинну правову допомогу	3 роки	ст.125		

	04 - Документи роботи архівного підрозділу				
107	Протоколи засідань експертної комісії міськради	Постійно	ст.14-а		
108	Паспорт архіву міськради
	3 роки	ст.131	До заміни новим	
109	Документи (акти, довідки) про перевірку стану діловодства у структурних підрозділах міської радиОшибка! Источник ссылки не найден.Ошибка! Источник ссылки не найден.Ошибка! Источник ссылки не найден.	1 рік1
	ст.116	Після наступної перевірки	
110	Акти, довідки про підсумки перевірок архівним відділом міськради умов зберігання і стану збереженості документів апарату міськради	5 років ЕПК	ст.77		
111	Справа фонду (історична довідка, акти перевірки наявності та стану документів, акти прийому-передачі документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів тощо)	Постійно1
	ст.130	1У разі ліквідації організації передаються до архівного відділу міської ради	
112	Описи справ постійного зберігання	Постійно	ст.137-а		
113	Описи справ з кадрових питань (особового складу)	3 роки1	ст.137-б	1Після знищення справ	
114	Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів та документи (довідки, копії, витяги тощо) з їх виконання	5 років
	ст.132		
115	Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марокОшибка! Источник ссылки не найден.	3 роки	ст.119		
116	Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами	5 років ЕПК
	ст.133		
117	Акти про надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів	3 роки1	ст.134	1Після повернення документів	
118	Приймально-здавальні акти з усіма додатками при зміні відповідальних працівників архівного підрозділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб	
119	Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву	1 рік1	ст.135	1Після повернення документів	
120	Листування з державними архівними установами про організаційно-методичні питання діловодства й архівної справи	3 роки	ст.136		
121	Журнал обліку видачі архівних копій, довідок, витягів з документів	5 років	ст.141		
122	Журнал обліку надходження та вибуття документів з архіву 	До ліквідації організації	ст.139		
123	Журнал обліку видачі документів з архіву в тимчасове користування	1 рік1	ст.140	1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву	
124	Зведена номенклатура справ міської ради	5 років1	ст.112-а	1Після заміни новими та за умови складення зведених описів	

	05 - Організаційний відділ				
125	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
126	Розпорядження міського голови, протоколи засідань і рішення 	виконавчих органів місцевого самоврядування, надіслані до відома	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
16-а		
127	Положення про апарат міськвиконкому	Постійно	ст.39		
128	Положення про організаційний відділ	Постійно	ст.39		
129	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
130	Протоколи засідань ради з питань етнонаціональної політики та документи (листування, інформації, відомості тощо) до них	Постійно	ст.14-а		
131	Документи (протоколи, інформації, листи тощо) щодо роботи ради селищних голів	Постійно	ст.14-а		
132	Річний (піврічний, квартальний) план основних заходів міськвиконкому	Постійно1	ст.157-а	1При наявності відповідних звітів - 5 р.	
133	Оперативні (місячні) плани міськвиконкому	Доки не мине потреба	ст.162		
134	Документи (річний, піврічний, квартальний плани та звіти) щодо роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
135	Річний звіт про виконання планів основних заходів виконкому міської ради	Постійно	ст.296-б		
136	Документи (порядок денний, об’яви, резолюції, списки, протоколи) по громадським слуханням	Постійно	ст.1227-а		
137	Документи (протоколи засідань, рішення, плани, звіти, листування) комісії з відновлення прав реабілітованих  	Постійно	ст.688		
138	Документи (плани проведення, програми, протоколи, рішення, списки запрошених) нарад, семінарів, що проводить відділ	Доки не мине потреба	ст.15		
139	Документи (доповіді, доповідні записки) з питань організаційної роботи, що подаються відділом керівництву міськради	5 років ЕК	ст.44-б		
140	Документи (доповідні записки, пропозиції, листування) з питань адміністративно-територіального устрою міста	Постійно	ст.33-а		
141	Документи (структура, штатний розпис, регламент і плани роботи) виконавчих органів місцевого самоврядування	Доки не мине потреба	ст.33-б, 
37-б, 
44-б, 
157-б		
142	Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу управлінь, відділів та інших структурних підрозділів	Постійно	ст.44-а		
143	Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки) про представлення до нагородження державними нагородами України	75 років ЕПК	ст.654-б		
144	Документи (положення, рішення, списки) про присвоєння звання "Почесний громадянин міста"	Постійно	ст.658-а		
145	Документи (аналітичні огляди, 	довідки, доповіді, доповідні записки, 	зведення) про роботу міськради, її 	виконавчого комітету	Постійно	ст.44-а		
146	Документи (аналітичні огляди довідки, доповіді, доповідні записки, 	зведення) про діяльність громадських об’єднань міста	Постійно	ст.44-а		
147	Документи (доповідні записки, 	довідки, акти, висновки, звіти, 	пропозиції) з перевірки роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міськвиконкому	Постійно	ст.76-а		
148	Документи (доповідні записки, 	довідки, акти, висновки, звіти, 	пропозиції) з перевірки роботи міськвиконкому	Постійно	ст.76-а		
149	Документи (доповідні записки, 	довідки, акти, висновки, звіти, 	пропозиції) з перевірки діяльності виконавчих органів місцевого самоврядування із здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади	Постійно	ст.78-а		
150	Документи (довідки, листування) щодо забезпечення 	адмінприміщеннями і транспортом міськради та виконавчих органів	3 роки	ст.1048, 1065		
151	Документи (протоколи, звіти, листи) нарад з першими керівниками підприємств, установ та організацій міста 	Постійно	ст.18-а		
152	Документи (добірки публікацій у засобах масової інформації, фотодокументи тощо) з питань діяльності відділу 	Постійно	ст.60		
153	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
154	Документи (згоди та повідомлення) суб’єктів персональних даних про включення його даних до бази на обробку персональних даних	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
155	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних
	5 років	ст.124		
156	Номенклатура справ організаційного відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	

	06 - Відділ контролю				
157	Положення про відділ контролю	Постійно	ст.39		
158	Посадові інструкції працівників відділу контролю	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
159	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) щодо роботи відділу контролю	1 рік	ст.161, 299		
160	Документи (доповідні записки, листи, інформації тощо) на виконання розпоряджень, доручень голови облдержадміністрації, листів облдержадміністрації та її управлінь 	5 років ЕПК	ст.81		
161	Документи (доповідні записки, листи, інформації тощо) про виконання розпоряджень міського голови	5 років ЕПК	ст.81		
162	Документи (доповідні записки, листи, інформації тощо) про виконання рішень виконкому міської ради	5 років ЕПК	ст.81		
163	Документи (розпорядження голови облдержадміністрації, розпорядження міського голови, рішення виконкому міської ради) про зняття з контролю	Доки не мене потреба	ст.7-б		
164	Документи (доповіді, доповідні записки, довідки) перевірок роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міськвиконкому, виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення контролю	5 років ЕПК	ст.77		
165	Інформаційно-аналітичні довідки про стан виконавчої дисципліни щодо виконання рішень колегій, розпоряджень тощо	Постійно	ст.75-а	При надходжен-ні до одного державного  архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймають-ся документи від організації, що здійснює перевірку	
166	Оперативні плани (графіки) виконання контрольних документів	1 рік	ст.161, 300		
167	Картотеки (бази даних) контролю виконання документів (в електронному вигляді)	3 роки 	ст.123		
168	Документи (доповідні записки, 	довідки) з питань контролю, що 	подаються відділом керівництву	5 років ЕПК	ст.44-б		
169	Номенклатура справ відділу контролю	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	

	07 - Відділ кадрів				
170	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 2-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
171	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з кадрових питань 	До заміни новими	ст.20-б		
172	Положення про структурні підрозділи	Постійно	ст.39		
173	Посадові інструкції працівників структурних підрозділів	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
174	Колективний договір між трудовим колективом і адміністрацією міської ради (із змінами та доповненнями)	Постійно	 ст. 395-а		
175	Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників міської ради (із змінами та доповненнями) 	1 рік1	 ст.397	1Після заміни новими	
176	Розпорядження міського голови з особового складу (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічну оцінку посадових осіб місцевого самоврядування, допуск та дозвіл до державної таємниці; підвищення рангу; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон) 	75 років	ст.16-б		
177	Розпорядження міського голови з кадрових питань (про стягнення, надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, про короткострокові відрядження працівників у межах України та за кордон) 	5 років	ст.16-б		
178	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) щодо роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
179	Річні статистичні звіти про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів (ф.№ 9-ДС), про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання (ф.№6-ПВ)	Постійно	ст.302-б		
180	Статистичні звіти про наявність вакансій (ф. № 3-ПН), про заплановане вивільнення працівників (ф.№4-ПН (план), про фактичне вивільнення працівників (ф. №4-ПН (факт), про прийняття працівників (ф. №5-ПН)	5 років	ст.363, 303		
181	Протоколи засідань конкурсної комісії із заміщення вакантних посад, обрання на посаду	75 років ЕПК	ст.505		
182	Документи (заяви, особові картки, копії документів про освіту тощо) до протоколів конкурсної комісії із заміщення вакантних посад, обрання на посаду	75 років1,2	ст.506	1Зберігаються у складі особових справ 
2Осіб, що не пройшли за конкурсом – 3 р.	
183	Протоколи засідань атестаційної комісії	5 років	ст.636		
184	Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестації	75 років1,2	ст.637 	1Зберігаються у складі особових справ 
2Ті, що не увійшли до особових справ – 5 р.	
185	Протоколи засідань тарифікаційної комісії з питань визначення стажу державної служби	10 років1	ст.501	1За відсут-ності нака-зів про встановлення надбавок - 75 р.	
186	Документи (довідки, аналітичні огляди, звіти) про стан роботи з кадрами	Постійно	ст.489		
187	Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ	3 роки	ст.491		
188	Документи (згоди працівників на обробку персональних даних, зобов’язання про нерозголошення персональних даних, повідомлення про права у сфері захисту персональних даних) з питань захисту персональних даних 	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
189	Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи	3 роки	ст.517		
190	Документи (графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування) про використання всіх видів відпусток	1 рік	ст.515, 516		
191	Документи (списки, плани, звіти тощо) про стажування	5 років	ст.512		
192	Документи (подання, списки, анкети, характеристики, листування) про направлення на навчання	5 років ЕПК	ст.537		
193	Особові справи (заяви анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації посадових осіб місцевого самоврядування, характеристики, листки з обліку кадрів) міського голови та його заступників	Постійно	ст.493-а		
194	Особові справи (заяви анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації посадових осіб місцевого самоврядування, характеристики, листки з обліку кадрів) посадових осіб місцевого самоврядування та службовців  	75 років	ст.493-в	Після звільнення	
195	Особові справи (заяви анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, контракти, копії особистих документів) керівників підприємств, що є у комунальній власності 	75 років2	ст.493-в	2Після звільнення	
196	Особові картки робітників апарату міськвиконкому	75 років1	ст.499	1Після звільнення	
197	Довідки про наявність вакантних посад	1 рік	ст.507		
198	Трудові книжки	До запитання, не затребувані не менше 
50 років	ст.508		
199	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни керівних працівників міськвиконкому	Постійно	ст.45-а		
200	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
201	Табелі виходу працівників апарату міськвиконкому на роботу	1 рік	ст.408		
202	Перелік посад керівних працівників виконкому	Постійно	ст.525-а		
203	Список (штатно-обліковий склад) працівників апарату міськвиконкому	75 років	ст.503		
204	Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)	5 років	ст.525-е		
205	Списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації	5 років	ст.539		
206	Списки військовозобов’язаних	3 роки	ст.525-л		
207	Списки працівників, які є одинокими матерями; працівників, які виховують дітей без матері; опікунів, піклувальників; жінок, які мають дітей віком до 15 років або дітей-інвалідів віком до 18 років	До заміни новими	ст.791		
208	Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, установами вищого рівня, міськими підприємствами, установами, організаціями, структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету з кадрових питань	5 років ЕПК	ст.518, 519, 520, 521, 522, 523 		
209	Картотека розпоряджень міського голови з особового складу 	75 років	ст.526		
210	Картотека розпоряджень міського голови про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням	5 років	ст.121-б		
211	Книга обліку руху особових справ посадових осіб місцевого самоврядування	75 років	ст.528		
212	Журнал обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження	75 років	ст.532-а		
213	Журнал обліку осіб, направлених у короткострокові відрядження	5 років	ст.532-б		
214	Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження	5 років1	ст.533	1Після закінчення журналу	
215	Журнал обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату	3 роки	ст.535		
216	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них	50 років	ст.530-а		
217	Журнал обліку документів з питань захисту персональних даних	3 роки	ст.124		
218	Журнал обліку видачі перепусток та посвідчень працівників міськвиконкому	3 роки	ст.1035		
219	Журнал обліку листків непрацездатності	3 роки1	ст.739	1Після закінчення журналу	
220	Номенклатура справ відділу кадрів	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	

	08 - Юридичний відділ				
221	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
222	Розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради з питань роботи відділу. Копії.	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
9-б, 16-а		
223	Положення про юридичний відділ
	Постійно	ст.39		
224	Посадові інструкції працівників юридичного відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
225	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) щодо роботи юридичного відділу 	1 рік	ст.161, 299		
226	Документи (доповіді, доповідні 	записки) з питань діяльності відділу, 	що подаються керівництву міськвиконкому	5 років ЕПК	ст.44-б		
227	Протоколи постійно-діючої спостережної комісії та документи (подання, листи, інформації) до них 	Постійно	ст.14-а		
228	Документи (позовні заяви, довідки, листи), що подаються до судових органів по карних та цивільних справах	3 роки1	ст.89	1Після прийняття рішення	
229	Рішення, вироки, окремі ухвали, постанови, видані судовими органами	3 роки1	ст.89	1Після прийняття рішення	
230	Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, висновки, акти) перевірок відповідності чинному законодавству розпорядчих документів міськвиконкому і органів місцевого самоврядування	5 років ЕПК	ст.93		
231	Документи (протести, подання, листи) щодо розгляду актів прокурорського реагування	3 роки1	ст.100	1У частині виконання фінансовими органа ми відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно – постійно	
232	Документи (листи, плани заходів, інформації) щодо боротьби з корупцією	5 років ЕПК	ст.88		
233	Документи (інформації, інструкції, тощо) з охорони праці	5 років ЕПК	ст.433		
234	Документи (постанови, акти, листи) щодо роботи з відділом державної виконавчої служби Управління юстиції 	3 роки1	ст.100	1У частині виконання фінансовими органа ми відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно – постійно	
235	Документи (заяви, листи, довідки, акти) щодо роботи з визнання спадщини в разі смерті та з майном без хазяїна	3 роки1	ст.89	1Після прийняття рішення	
236	Документи (згоди працівників на обробку персональних даних, зобов’язання про нерозголошення персональних даних, повідомлення про права у сфері захисту персональних даних) з питань захисту персональних даних 	3 років	ст.491		
237	Документи (акти, висновки, протоколи тощо) розслідувань причин аварій й нещасних випадків, пов’язаних і не пов’язаних з виробництвом, які стались з працівниками міської ради	45 років ЕПК1	ст.453	1Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно	
238	Документи (плани, звіти, доповідні записки, акти, копії листів, інструкції, інструктажі тощо) щодо забезпечення пожежної безпеки в будівлі міської ради	5 років	ст.1177		
239	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб	
240	Листування з відділами, управліннями міської ради, виконкомами міських та селищних рад, підприємствами, установами та організаціями з правових питань	3 роки	ст.96		
241	Листування з обласною державною адміністрацією та обласною радою з правових питань	5 років ЕПК	ст.22, 96		
242	Журнал обліку претензій та позовів	3 роки	ст.107		
243	Журнал особистого прийому осіб, звільнених від відбування покарання	3 роки	ст.124 		
244	Журнал консультацій робітників виконавчого комітету з правових питань	3 роки	ст.108		
245	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних громадян, які звернулись за безоплатною правовою допомогою	3 роки	ст.124 		
246	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних суб’єктів персональних даних 	3 роки	ст.124 		
247	Журнал реєстрації договорів	3 роки1,2	ст.352-в	1Після закінчення строку дії останнього договору, угоди
2За умови завершення ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показника-ми фінансово-господарсь-кої діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення криміналь-них справ, відкриття судами проваджен-ня у справах – зберігають-ся до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторин-гу, - 5 р.	
248	Журнали (книги) обліку проектів рішень і розпоряджень, представлених на візування	3 роки	ст.122		
249	Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків, пов’язаних і не пов’язаних з виробництвом, які стались з працівниками апарату міської ради, її виконавчих органів	45 років1	ст.477	1Після закінчення журналу	
250	Журнал реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівників міської ради 	10 років1	ст.482	1Після закінчення журналу	
251	Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці з працівниками міської ради	10 років1	ст.481	1Після закінчення журналу	
252	Журнал реєстрації інструктажів (первинного, позапланового, цільового тощо) з питань охорони праці з працівниками міської ради 	10 років1	ст.482	1Після закінчення журналу	
253	Номенклатура справ юридичного відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передаван-ня справ до архіву організації	

	09 - Відділ з питань внутрішньої політики				
254	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії.	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
255	Розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради з питань роботи відділу. Копії.	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
9-б, 16-а		
256	Положення про відділ з питань внутрішньої політики	Постійно	ст.39		
257	Посадові інструкції працівників відділу питань внутрішньої політики	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
258	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
259	Протоколи засідань консультативної ради при міському голові	Постійно	ст.14-а		
260	Списки керівників політичних партій, 	громадських організацій та засобів масової інформації міста	Постійно	ст.525-а		
261	Протоколи засідань «круглих столів» з лідерами політичних партій і 	громадських об’єднань за участю керівництва міськвиконкому	Постійно	ст.18-а		
262	Документи (інформації, довідки, листи, аналітичні матеріали) з соціально-політичної ситуації в місті 	Постійно	ст.44-а	З адміністративно-господарських та оперативних питаннях – 5 р.	
263	Оперативні інформації, довідки з соціально-політичної ситуації в місті 	5 років ЕПК	ст.44-б		
264	Документи (інформації, довідки, листи, аналітичні матеріали) щодо проведення масових заходів в місті	Постійно1	ст.44-а	1З адміні-стративно-господарсь-ких та оператив-них питань – 5 р.	
265	Документи (розпорядження, положення, склад групи, путівки) роботи лекторської групи міської ради	5 років	ст.540		
266	Документи (довідки, постанови, інформації) до єдиного інформаційного дня 	5 років	ст.540		
267	Документи (довідки, плани, програми) з соціологічних досліджень суспільно-політичних проблем	Постійно1	ст.44-а	1З адміністративно-господарських та оперативних питаннях – 5 р.	
268	Документи (довідки, постанови, інформації) комісії у справах увічнення пам’яті жертв війни і політичних репресій	Постійно1	ст.44-а	1З адміністративно-господарських та оперативних питаннях – 5 р.	
269	Документи (статути, розпорядження, свідоцтва про реєстрацію та інше) з питань реєстрації релігійних установ 	Доки не мине потреба	ст.33-б		
270	Документи (довідки, інформації, протоколи) з питань політичної реформи в Україні	Постійно1	ст.44-а	1З адміністра-тивно-господарсь-ких та оператиних питань – 5 р.	
271	Документи (інформації, листівки, довідки) по виборам Президента України, Верховної Ради України	Постійно	ст.19		
272	Документи (доповіді, доповідні 	записки) з питань діяльності відділу, 	що подаються керівництву міськвиконкому	5 років ЕПК	ст.44-б		
273	Документи (інформації, плани, програми зустрічей) з питань співдружності та соціального партнерства	Постійно	ст.907, 911		
274	Документи (добірки публікацій у засобах масової інформації, відеозаписи, фотодокументи тощо) з питань діяльності відділу 	Постійно	ст.60		
275	Плани заходів щодо проведення державних свят у місті	Постійно	ст.795		
276	Документи (програма, інформації, довідки) з питань відродження та розвитку Українського козацтва	Постійно	ст.64-а		
277	Документи (доповіді, протоколи, тези виступів, плани заходів) з приводу проведення пам’ятних дат та історичних подій в Україні	Постійно	ст.64-а		
278	Документи (заходи, листування, інформації) з приводу святкування Хрещення Київської Русі	Постійно	ст.64-а		
279	Документи (інформації, заходи, листування) щодо виконання делегованих повноважень	5 років ЕПК	ст.22, 66-а		
280	Документи (матеріали, заходи, листування) по Голодомору 1932–1933 років в Україні	Постійно	ст.64-а		
281	Документи (протоколи, доповіді, інформації, картки обліку) про роботу з громадськими та профспілковими організаціями міста	Постійно	ст.1227-а		
282	Документи (протоколи, доповіді, інформації, картки обліку) про роботу з політичними партіями у місті	Постійно	ст.1227-а		
283	Документи (інформації, копії засновницьких документів, протоколи) про роботу з релігійними організаціями в місті	Постійно	ст.1227-а		
284	Документи (інформації, плани, програми зустрічей) з питань співдружності та соціального партнерства	Постійно	ст.907, 911		
285	Документи (договори, угоди, плани, звіти, довідки) про співробітництво з міжнародними організаціями і спілками	Постійно	ст.906		
286	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб	
287	Листування з органами влади, органами місцевого самоврядування з основних питань діяльності відділу	5 років ЕПК	ст.22		
288	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	10 - Відділ з питань надзвичайних ситуацій, цивільного захисту населення та мобілізаційної роботи 				
289	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
290	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення	До заміни новими	ст.20-б		
291	Розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради з питань роботи відділу. Копії.	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
9-б, 16-а		
292	Положення про відділ	Постійно	ст.39		
293	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
294	Протоколи засідань постійно діючої міської комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій (ТЕБ і НС)	Постійно	ст.14-а		
295	Протоколи засідань постійно-діючої міської комісії про виявлення та знищення вибухонебезпечних предметів часів Великої Вітчизняної війни, знайдених на території міста	Постійно	ст.14-а		
296	Протоколи засідань міської евакуаційної комісії	Постійно	ст.14-а		
297	Протоколи засідань постійної спеціалізованої транспортної служби	Постійно	ст.14-а		
298	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
299	Плани проведення заходів з цивільної оборони	1 рік	ст.1190		
300	Звіти про виконання планів заходів цивільної оборони в організаціях	5 років	ст.1192		
301	Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок надзвичайних ситуацій	До заміни новими	ст.452-б		
302	Документи (доповіді, довідки, листування) про аварії та надзвичайні ситуації	5 років1	ст.456	1З людськими жертвами-постійно	
303	Мобілізаційні плани міста на особливий період	10 років	ст.659		
304	Щорічні доповіді з мобілізаційної підготовки міста	5 років	ст.660		
305	Звіти про бронювання військовозобов’язаних 	5 років	ст.667		
306	Документи (протоколи комісії, інформації, листування) по утриманню сховищ та протирадіаційних укриттів міста	3 роки	ст.1194		
307	Документи (рішення, доповіді, інформації) з координації роботи по попередженню та гасінню масових  пожеж 	3 років	ст.1181, 1185		
308	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб	
309	Листування з центром електрозв’язку ВАТ «Укртелеком» з питань оповіщення при виникненні надзвичайної ситуації.	3 роки	ст.1134, 1136		
310	Листування про підготовку будівель до зими та попереджувальні заходи від затоплення	3 роки	ст.1054		
311	Журнал обліку захисних споруд	5 років	ст.1038	Після ліквідації основних заходів	
312	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	11 - Відділ у справах сім’ї, молоді, 
фізкультури та спорту				
313	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії.	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
314	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань роботи відділу	До заміни новими	ст.20-б		
315	Розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради з питань роботи відділу. Копії.	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
9-б, 16-а		
316	Положення про відділ у справах сім’ї, молоді, фізкультури та спорту	Постійно	ст.39		
317	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
318	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу 	1 рік	ст.161, ст.299
		
319	Річний статистичний звіт з фізичної культури та спорту (ф. №2-ФК) та додатки до нього	Постійно	ст.302-б		
320	Календарні плани спортивно-масових заходів	1 рік	ст.586		
321	Документи (умови проведення, програми, плани, звіти та ін.) щодо проведення конкурсів, грантів, проектів, що стосуються роботи відділу	Постійно1	ст.65	1У разі відхилення заявок -5 р.	
322	Документи (положення, заявки, протоколи та інше) щодо організації та проведення спортивних змагань	Постійно	ст.795		
323	Документи (паспорти спортивних об’єктів, акти, інформації та інше) щодо матеріально – спортивної бази міста	3 роки	ст.345		
324	Документи (розпорядження, рішення, програми, інформації, плани та інше) з питань сім’ї, гендерної рівності, демографічного розвитку та протидії торгівлі людьми	Постійно1	ст.44-а	1З адмініс-тративно-господарських та опера-тивних питань –5 р.	
325	Документи (розпорядження, рішення, програми, інформації, плани, заходи та інше) щодо виконання міської комплексної програми з питань реалізації молодіжної та сімейної політики 	5 років ЕПК	ст.298		
326	Документи (розпорядження, рішення, програми, інформації, статути, плани) з питань роботи з молодіжними організаціями	Постійно	ст.35, 1216		
327	Документи (заяви, угоди, звіти, інформації, списки) щодо оздоровлення дітей учнівської та студентської молоді 	3 роки	ст.792, 794		
328	Документи (розпорядження, рішення, програми, інформації, плани) щодо реалізації програми патріотичного виховання молоді	5 років ЕПК	ст.298		
329	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб	
330	Документи (рішення виконкому, клопотання. листи погодження) щодо присвоєння почесного звання України «Мати-героїня»	75 років ЕПК	ст.654-б		
331	Документи (заяви, копії паспортів, свідоцтв про народження, тощо) для отримання посвідчення батьків багатодітної сім’ї та дитини з багатодітної сім’ї	3 роки	ст.1035		
332	Документи (розпорядження, рішення, протоколи, плани роботи, інформації) щодо роботи міської молодіжної  ради	Постійно	ст.14-а		
333	Документи (згоди, повідомлення тощо) на обробку персональних даних 	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення  5 років  після останнього розгляду	
334	Листування з управлінням у справах сім’ї та молоді та управлінням з питань фізичної культури та спорту облдержадміністрації з основних питань роботи відділу	5 років ЕПК	ст.22		
335	Листування з організаціями, підприємствами, установами міста з питань роботи відділу	5 років ЕПК	ст.23, 24		
336	Журнал обліку осіб, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»	75 років	ст.658-б		
337	Реєстраційна книга видачі посвідчень батьків багатодітної сім’ї	3 роки	ст.1035		
338	Реєстраційна книга видачі посвідчень дитини з багатодітної сім’ї	3 роки	ст.1035		
339	Журнал реєстрації прийому документів багатодітних сімей для отримання посвідчення	3 роки	ст.122		
340	Журнал обліку заяв та повідомлень про вчинення насильства в сім’ї або реальну загрозу його вчинення	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення  5 років  після останнього розгляду	
341	Журнал реєстрації документів з питань обробки бази персональних даних 	3 роки	ст.124		
342	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	

	12 - Адміністративна комісія				
343	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
344	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань роботи адміністративної комісії	До заміни новими	ст.20-б		
345	Розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради з питань роботи відділу. Копії	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
9-б, 16-а		
346	Річний звіт про роботу адміністративної комісії	Постійно	ст.301		
347	Протоколи засідань адміністративної комісії	Доки не мине потреба	ст.15		
348	Документи (протоколи, постанови, інформації, плани) про адміністративні правопорушення	5 років1	ст.280	1Після накладення адміністра-тивного стягнення	
349	Листування з організаціями з питань виплати штрафів	1 рік	ст.101		
350	Журнал реєстрації адміністративних справ і контролю виплати штрафів	3 роки	ст.485		
351	Журнал реєстрації адмінпротоколів	3 роки	ст.485		
352	Журнал реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції	3 роки	ст.122		

	13 - Відділ обліку та звітності				
353	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
354	Рішення сесій, виконавчого комітету міської ради з питань роботи відділу. Копії	Доки не мине потреба	ст.7-б		
355	Розпорядження міського голови щодо роботи відділу. Копії	Доки не мине потреба	ст.16-а, б		
356	Положення про відділ обліку та звітності	Постійно	ст.39		
357	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
358	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу 	1 рік	ст.161, ст.299		
359	Затверджені Програми міста, які фінансуються з місцевого бюджету. Копії	Доки не мине потреба	ст.7-б, 153-б	Оригінали - в документах до протоколів сесій міської ради	
360	Протоколи засідань комісії з питань соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, обумовленими народженням та похованням	3 роки 	ст.320 		
361	Штатний розпис та переліки змін до нього	Постійно	ст.37-а		
362	Річний кошторис з бюджету виконкому та розрахунки до нього	Постійно	ст.193-а		
363	Річні кошториси з бюджету розпорядників нижчого рівня та розрахунки до них. Копії	Доки не мине потреба	ст.193-а		
364	Річний бухгалтерський звіт і баланс виконкому та пояснювальні записки до них	Постійно	ст.173-б		
365	Річні бухгалтерські звіти і баланси розпорядників нижчого рівня та пояснювальні записки до них. Копії	Доки не мине потреба	ст.173-б		
366	Річний (піврічні, квартальні, місячні) статистичні звіти про залишки і використання енергетичних матеріалів та продуктів перероблення нафти (ф. № 4-МТП(св.)	5 років	ст.303		
367	Річний статистичний звіт про роботу автотранспорту (ф. №2-тр.)	5 років	ст.303		
368	Річний (піврічні) статистичні звіти про витрати палива, теплоенергії та електроенергії (ф. №11-ер)	5 років	ст.303		
369	Річний статистичний звіт з капітальних інвестицій (ф.№2-інвестиції)	Постійно	ст.302-б		
370	Річні статистичні звіти з праці (ф. №1-ПВ)	Постійно	ст.302-б		
371	Квартальні (місячні) бухгалтерські звіти і баланси та пояснювальні записки до них	3 роки2	ст.173-в	2За відсутності річного - постійно	
372	Квартальні бухгалтерські звіти і баланси розпорядників нижчого рівня та пояснювальні записки до них. Копії	Доки не мине потреба	ст.173-б		
373	Місячні звіти про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України	75 років	ст.678		
374	Квартальні (місячні) статистичні звіти з праці (ф. №1-ПВ)	1 рік3	ст.302-г	3За відсутності річних, піврічних - постійно	
375	Паспорти бюджетних програм, паспорти бюджетних програм нижчого рівня	Доки не мине потреба	ст.153-б		
376	Звіти про виконання паспортів бюджетних програм місцевого бюджету	10 років	ст.205, 298		
377	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
378	Картки аналітичного обліку касових, фактичних видатків загального та спеціального фондів	3 роки1	ст.351	1За умови завершення ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показника-ми фінансово-господарсь-кої діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення криміналь-них справ, відкриття судами проваджен-ня у справах – зберігають-ся до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансово-му моніторин-гу, - 5 р.	
379	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентаризаційні  описи, акти інвентаризації) про інвентаризацію основних засобів	3 роки1	ст.345	Див. примітки до справи 378	
380	Податкові декларації за спеціальне користування водою, екологічного податку	5 років	ст.283		
381	Бюджетний запит та розрахунки до нього	Постійно	ст.193-а		
382	Бюджетні запити розпорядників нижчого рівня. Копії	Доки не мине потреба	ст.193-а		
383	Проект бюджету	3 роки	ст.174		
384	Лімітні довідки про бюджетні асигнування та кредитування.	Постійно	ст.178		
385	Довідки про зміни річного розпису бюджету (кошторису) за загальним та спеціальним фондом.	10 років	ст.200		
386	Довідки про зміни річного розпису бюджету (кошторису) розпорядників нижчого рівня за загальним та спеціальним фондом. Копії.	10 років	ст.200		
387	Листки непрацездатності	3 роки	ст.716		
388	Документи (положення, картки, листи) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за	5 років1	ст.209	1Після закриття рахунку	
389	Перелік рахунків відкритих в органі Державного казначейства	5 років1	ст.209	1Після закриття рахунку	
390	Касова книга	3 роки1	ст.351	1Див. примітки до справи 378	
391	Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки тощо)	3 роки1	ст.351	1Див. примітки до справи 378	
392	Податкова декларація податку на додану вартість	3 роки	ст. 264		
393	Квартальний податковий звіт про використання коштів неприбутковими установами	5 років	ст.283		
394	Річний (квартальний) податковий розрахунок земельного податку «Звіт про суми пільг в оподаткуванні юридичних осіб та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності» (ф.№1-ПП) 	5 років	ст.264, 268		
395	Місячна податкова декларація з податку на доходи фізичних осіб	5 років	ст.283		
396	Квартальний податковий розрахунок сум доходу нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку (ф.№ 1-ДФ)	5 років	ст.283		
397	Річний (квартальні) звіти про нараховані внески, перерахування та витрати пов'язані з загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності	Постійно	ст.322-б		
398	Аналітичний облік розрахунків з бюджетом по податку на додану вартість	Постійно	ст.314		
399	Місячні дані про дебіторську заборгованість надані до міськфінуправління	5 років	ст.282		
400	Первинні документи (касові, банківські документи, виписки банків, табелі використання робочого часу, відомості нарахування і перерахування заробітної плати, акти виконаних робіт, акти списання майна і матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки, авансові звіти тощо) і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів 	3 роки1	ст.336	1Див. примітки до справи 378	
381	Реєстри рахунків до оплати	3 роки1	ст.337	1Див. примітки до справи 378	
401	Особові рахунки нарахування заробітної плати працівникам апарату міськвиконкому 	75 років	ст.317-а		
402	Акти, довідки документальних ревізій фінансово-господарської діяльності 	5 років	ст.341		
403	Акти перевірок каси	5 років	ст.341		
404	Акти звірок з орендарями	5 років1	ст.271	1Див. примітки до справи 378	
405	Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)	3 роки1,2	ст.330	1Після закінчення строку дії договору, угоди
2Див. примітки до справи 378	
406	Договори оренди	5 років1	ст.1208	1Після закінчення строку дії договору	
407	Договори про матеріальну відповідальність	3 роки1	ст.332	1Після звільнення матеріально відповідальної особи	
408	Реєстри платіжних доручень 	3 роки2	ст.352-г	2Див. примітки до справи 378	
409	Виконавчі листи	Доки не мине потреба1	ст.329	1Не менше 5 років	
410	Довідки соціально-правового характеру	3 роки 	ст.517		
411	Документи (договори, рахунки, накладні тощо) про використання коштів одержувачами. Копії.	3 роки1	ст. 336	1Див. примітки до справи 378	
412	Картка обліку пробігу автомашин	5 років	ст.1112		
413	Заяви робітників на утримання із заробітної плати 	5 років1	ст.272, 336	1Див. примітки до справи 378	
414	Згоди і повідомлення суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних даних 	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду	
415	Доручення (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей 	3 роки1	ст.319	1Див. примітки до справи 378	
416	Паспорти будівель, споруд1, обладнання	5 років2	ст.1038	1Паспорти будівель, споруд – архітектурних пам’яток, які перебувають під охороною держави, - постійно
2Після ліквідації основних засобів	
417	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості) про переоцінку основних засобів та визначення їх зношеності	Постійно	ст.343		
418	Документи (акти, процентівки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт	5 років1	ст.334	1Див. примітки до справи 378	
419	Документи (доповіді, огляди, довідки) про стан будівель і приміщень, які займають структурні підрозділи виконкому	3 роки	ст.1048		
420	Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про організацію загальної і протипожежної охорони	5 років	ст.1177		
421	Документи (акти, довідки, звіти, зведення, листи) з обстеження технічного, санітарного і протипожежного стану	3 роки	ст.1053, 1179		
422	Документи (відомості, акти, листи) про технічний стан і огляд транспортних засобів	3 роки	ст.1078		
423	Паспорти транспортних засобів	До списання транспортних засобів	ст.1079		
424	Акти списання транспортних засобів	3 роки1	ст.1080	1Після списання	
425	Листування про організацію й удосконалення обліку та звітності	3 роки	ст.309		
426	Листування про підготовку будівель до зими та попереджувальні заходи від затоплення	3 роки	ст.1054		
427	Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків	3 роки	ст.229		
428	Листування про поточне фінансування та кредитування	3 роки	ст.227		
429	Листування про фінансово-господарську діяльність	3 роки	ст.349		
430	Листування з фінансовими органами, банками, підприємствами, установами і організаціями з бухгалтерського обліку та звітності	3 роки	ст.347		
431	Листування з органами місцевої виконавчої влади і місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями з питань виділення і закріплення автотранспорту за керівництвом міськвиконкому, забезпечення автотранспорту пальним і запчастинами	3 роки	ст.1096		
432	Листування про надання місць у готелях	1 рік	ст.1032		
433	Листування про придбання господарського майна, канцелярських товарів, залізничних і авіаквитків, оплату послуг засобів зв’язку та інших адміністративно-господарчих виплат	1 рік	ст.1031		
434	Книги реєстрації міжміських і міжнародних телефонних розмов працівників виконкому	3 роки	ст.1132		
435	Журнал реєстрації касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)	3 роки1	ст.352-г	1Див. примітки до справи 378	
436	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних 	3 роки	ст.124		
437	Журнал обліку подорожніх листів	3 роки1	ст.1109	1Див. примітки до справи 378	
438	Журнал обліку перевірок контролюючих органів	5 років	ст.86		
439	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	14 - Відділ соціально-економічного розвитку				
440	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
441	Розпорядження, інструкції, листи головного управління економіки облдержадміністрації з питань роботи відділу. Копії	До заміни новими 	ст.20-б		
442	Рішення виконкому, сесій міської ради, розпорядження міського голови. Копії	Доки не мине потреба	ст.6-б		
443	Положення про відділ соціально-економічного розвитку	Постійно	ст.39		
444	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
445	Протоколи засідань комісії з питань науково-технічної діяльності та інтелектуальної власності	Постійно	ст.14-а		
446	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти ) роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
447	Квартальні (місячні) звіти щодо заборгованості з виплати заробітної плати	3 роки3	ст.296-г	3За відсутності річних, піврічних - постійно	
448	Оперативна статистична звітність по виконанню окремих показників Програми економічного і соціального розвитку міста для міського голови (ф. №1-а)	5 років	ст.303		
449	Програма економічного і соціального розвитку міста	Постійно	ст.153-а		
450	Документи (аналітичні довідки, огляди  та інше) підприємств, організацій, установ до розробки Програми економічного і соціального розвитку міста	5 років	ст.151		
451	Річні підсумки виконання Програми економічного і соціального розвитку міста 	Постійно	ст.296-б		
452	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
453	Документи (аналітичні довідки, огляди, інформації) підприємств, організацій, установ по виконанню Програми економічного і соціального розвитку міста за рік	5 років	ст.151		
454	Квартальні підсумки виконання Програми економічного і соціального розвитку міста 	3 роки	ст.296-г		
455	Документи (аналітичні довідки, огляди, інформації) підприємств, організацій, установ по виконанню Програми економічного і соціального розвитку міста за квартал	5 років	ст.151		
456	Документи (річний план закупівель, протоколи, звіти та інше) з питань здійснення державних закупівель 	10 років	ст.219		
457	Документи (звіти, інформації, листи тощо) з питань діяльності  підприємств, які визнані банкрутами 	5 років ЕПК	ст.22		
458	Документи (інформація, листи, звіти) щодо фінансово-господарської діяльності підприємств, які перебувають у комунальній власності 	3 роки	ст.349		
459	Документи (плани, інформації, аналітичні довідки, протоколи) засідань міської конкурсної комісії з відбору інвестиційних проектів	Постійно	ст.14-а		
460	Документи (плани, інформації, аналітичні довідки, протоколи засідань) комісії по відбору проектних заявок на участь у програмі розвитку ООН	Постійно	ст.14-а		
461	Документи (повідомлення, заявки, протоколи, договори, висновки, звіти) про проведення конкурсів на право отримання грантів	Постійно1	ст.65	1У разі відхилення заявок – 5 р.	
462	Документи (добірки публікацій у засобах масової інформації, відеозаписи, фотодокументи тощо) з питань діяльності відділу	Постійно	ст.60		
463	Аналітичні довідки, доповіді, огляди інноваційної діяльності міста	Доки не мине потреба	ст.831-б		
464	Документи (довідки, листування, інформації) щодо отримання бюджетних коштів фізичним особам, спрямованих на державну підтримку агропромислового комплексу	5 років	ст.673, 694		
465	Документи (протоколи розробників проектів, акти, довідки, звіти) щодо проектів місцевого розвитку	Постійно1	ст.65	1У разі відхилення заявок – 5 р.	
466	Листування з підприємствами ї вищестоящими організаціями з соціально-економічних питань	5 років ЕПК	ст.22		
467	Листування з підприємствами, організаціями з питань сільського господарства	5 років ЕПК	ст.22		
468	Журнал реєстрації вихідної документації з питань державних закупівель	3 роки	ст.122		
469	Журнал обліку осіб, отримуючих державну підтримку агропромислового комплексу	5 років	ст.700		
470	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	15 - Відділ торгівлі, побутового обслуговування та захисту прав споживачів				
471	Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України, Укази, розпорядження Президента України. Копії 	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 2-б, 
3-б	1Що стосується діяльності постійно	
472	Рішення, розпорядження міського голови  щодо роботи відділу. Копії 	Доки не мене потреба	ст.16-а		
473	Положення про відділ торгівлі, побутового обслуговування та захисту прав споживачів	Постійно	ст.39		
474	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
475	Протоколи нарад та засідань робочої групи щодо проведення комплексних перевірок додержання вимог законодавства суб’єктами господарської діяльності усіх форм власності у сфері торгівлі, у тому числі на ринках та побутового обслуговування та документи до них	Постійно	ст.14-а		
476	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу 	1 рік	ст.161, 299		
477	Акти перевірок стану роботи підприємств торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування населення	5 років ЕПК	ст.77		
478	Дислокація підприємств торгівлі, ресторанного господарства, побутового обслуговування, ринків, дрібнороздрібної мережі	Постійно	ст.44-а		
479	Документи (звіти, доповідні записки, листування) про організацію ресторанного господарства 	3 роки	ст.771		
480	Документи (заяви, подання, санітарні паспорти) на узгодження відкриття підприємств ресторанного господарства	10 років	ст.1547-в		
481	Документи (звіти, доповідні записки, листування) щодо розвитку ринків	Постійно	ст.44-а		
482	Документи (плани дій, звіти, інформації) спеціалізованої служби торгівлі та харчування при виконанні заходів цивільної оборони	5 років	ст.1192		
483	Документи (звіти, доповідні записки, листування) з питань побутового обслуговування населення	3 роки	ст.780		
484	Заяви, скарги громадян щодо захисту прав споживачів	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення 5 років після останнього розгляду	
485	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення його даних до бази на обробку персональних даних 	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після 
останнього розгляду	
486	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
487	Листування з підприємствами та організаціями з питань торгівлі та побутового обслуговування	5 років ЕПК	ст.23, 24, 780		
488	Журнал реєстрації заяв щодо узгодження режиму роботи об'єктів торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування	5 років	ст.124		
489	Журнал обліку актів перевірок суб'єктів підприємницької діяльності, підприємств торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування	3 роки	ст.86		
490	Журнал обліку протоколів, складених на суб'єктів підприємницької діяльності на ринках, підприємствах торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування	5 років	ст.86		
491	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних суб’єктів персональних даних	5 років	ст.124		
492	Номенклатура справ відділу 	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передаван-ня справ до архіву організації	
	16 - Відділ ведення державної реєстрації виборців				
493	Закони, постанови та інші акти органів державної влади, центральної виборчої комісії та територіальних виборчих комісій, що регламентують роботу відділу. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 2-б, 
3-б, 9-б	1Що стосується діяльності постійно	
494	Положення про відділ ведення Державного реєстру виборців	Постійно	ст.39		
495	Посадові інструкції працівників відділу ведення Державного реєстру виборців	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
496	Річні (квартальні, місячні) плани роботи відділу та звіти про їх виконання	1 рік	ст.161, ст.299		
498	Накази начальника відділу про: внесення записів про виборців до бази даних; внесення змін до персональних даних виборців; знищення записів про виборців	5 років	ст.16-в		
499	Подання з відомостями про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці, яким виповниться 18 років; осіб, які набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України; виборців, які отримали паспорт громадянина України у зв
’язку із зміною прізвища, імені, по батькові, дати або місця народження; виборців, які зареєстрували своє місце проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці; виборців, які зняті з реєстрації за місцем проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці; осіб, громадянство України яких припинено	1 рік1	1Наказ Держком-архіву України від 09.02.2009 №23 «Про внесення змін до наказу Державного комітету архівів України від 16.11.2004 №122 «Про затвердження Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністра-ції області»	1Після внесення до Державного реєстру виборців	
500	Подання з відомостями про виборців, смерть яких зареєстровано на території, на яку поширюються повноваження відділу	1 рік1	1Див. статтю до справи 499	1Після внесення до Державного реєстру виборців 	
501	Подання з відомостями про виборців, які були визнані недієздатними; осіб, щодо яких було скасовано рішення про визнання їх недієздатними	1 рік1	1Див. статтю до справи 499	1Після внесення до Державного реєстру виборців	
502	Подання з відомостями про виборців, щодо яких встановлено постійну нездатність пересуватися самостійно	1 рік1	1Див. статтю до справи 499	1Після внесення до Державного реєстру виборців	
503	Відомості сільських, селищних, міських голів про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у відповідному населеному пункті	1 рік1	1Див. статтю до справи 499	1Після внесення до Державного реєстру виборців	
504	Подання щодо утворення виборчих дільниць на постійній основі, зміни їх меж, адреси приміщення для голосування, місцезнаходження (адреси приміщення) дільничних виборчих комісій, інших відомостей щодо таких дільниць, їх тимчасового закриття та ліквідації.	1 рік1	1Див. статтю до справи 499	1Після внесення до Державного реєстру виборців	
505	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду.	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду	
506	Експлуатаційна документація (паспорти, журнали та інше) комплексної системи захисту інформації	5 років	ст.2151		
507	Розпорядчі документи впровадження та підтримання  комплексної системи захисту інформації у відділі.	5 років	ст.2151		
508	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
509	Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних питань діяльності відділу	5 років ЕПК	ст.22		
510	Листування з органами, закладами, установами та виборчими комісіями щодо перевірки даних виборців	5 років ЕПК	ст.23		
511	Акти приймання-передавання списків виборців до відповідних виборчих комісій	3 роки1	1Див. статтю до справи 499		
512	Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб, а також в разі приймання-передавання техніки, обладнання та інших матеріальних засобів	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб	
513	Журнал реєстрації наказів начальника відділу	5 років	ст.121-в		
514	Журнал реєстрації подань з відомостями про виборців, на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців	3 роки	ст.122		
515	Журнал реєстрації подань щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі	3 роки	ст.122		
516	Журнал реєстрації заяв громадян	5 років	ст.124		
517	Журнал реєстрації повідомлень виборцям	3 роки	ст.122		
518	Журнал обліку посвідчень, які підтверджують тимчасову зміну місця голосування виборця	3 роки	ст.122		
519	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	

	17 - Відділ державної реєстрації				
520	Закони, постанови, рішення, акти Кабміну України стосовно реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності. Копії	Доки не мине потреба	ст.1-б, 
2-б, 3-б, 
9-б		
521	Методичні вказівки та рекомендації  Державної реєстраційної служби України з питань проведення державної реєстрації	До заміни новими	ст.20 б		
522	Положення про відділ державної реєстрації	Постійно	ст.39		
523	Посадові інструкції	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
524	Довідки про одержання ідентифікаційних кодів Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України з Головного управління статистики у Донецькій області	Постійно1	ст.30	1Надіслані до відома  - 1 рік після заміни новими	
525	Справи зареєстрованих суб’єктів підприємницької діяльності – фізичних осіб	5 років ЕПК1	ст.32	1Після скасування державної реєстрації	
526	Справи зареєстрованих суб’єктів підприємницької діяльності – юридичних осіб	5 років ЕПК1	ст. 32	1Після скасування державної реєстрації	
527	Приймально-здавальні акти з усіма додатками при зміні відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб	
528	Акти звіряння реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності з Державною податковою інспекцією в місті	5 років ЕПК	ст.68		
529	Акти звіряння реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності з Управлінням Пенсійного фонду України в місті	5 років ЕПК	ст.68		
530	Запити про надання виписок, довідок, витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців	5 років	ст.132		
531	Документи (акти, звіти, листування) щодо оприбуткування та витрачання бланків суворої звітності	1 рік	ст.300		
532	Листування з громадянами, підприємствами, установами, організаціями з питань державної реєстрації	5 років ЕПК	ст.22, 68		
533	Журнал реєстрації реєстраційних дій у відношенні юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (в електронному вигляді)	Постійно	ст.121-а		
534	Журнал реєстрації запитів про видачу виписок, довідок, витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців	Постійно	ст.121-а		
535	Журнал обліку оприбуткування та витрачання бланків суворої звітності	3 роки	ст.127-а		
536	Журнал обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ	До ліквідації організації	ст.139		
537	Журнал обліку поточного руху реєстраційних справ 	1 рік1	ст.140	1Після закінчення журналу та повернення справ до архіву	
538	Журнал обліку та видачі печаток і штампів відділу	3 роки	ст.1034		
539	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	18 - Відділ комунальної власності та приватизації майна				
540	Закони, укази і постанови уряду України, Донецького регіонального відділення Фонду держмайна України, що регламентують роботу відділу	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосується діяльності відділу - постійно	
541	Постанови, рішення і розпорядження вищестоящих і місцевих органів влади з питань приватизації. Копії	Доки не мине потреба1	ст.3-б,
7-б, 9-б, 16-а	1Що стосується діяльності відділу - постійно	
542	Положення про відділ комунальної власності та приватизації  майна	Постійно	ст.39	 	
543	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
544	Протоколи засідання громадської комісії з житлових питань і документи (довідки, заяви, акти тощо) до них	5 років	ст.759		
545	Документи (річний, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу	1 рік	ст.161, 299		
546	Річний статистичний звіт про приватизацію майна підприємств, організацій і установ (Ф.№1 - приватизація)	Постійно	ст.302-б		
547	Програма приватизації майна комунальної власності міста (перелік об'єктів, що підлягають приватизації)	Постійно	ст.1201 		
548	Документи (заяви, акт оцінки вартості об'єкта, договір купівлі-продажу) по приватизації майна комунальної власності міста	Постійно	ст.1204-а, 1206, 1207, 1209		
549	Акти передачі держмайна в комунальну власність міста	Постійно	ст.1204-а		
550	Облікові справи громадян про постановку на квартирний облік	10 років1	ст.755, 756, 758	1Після надання житлової площі або зняття з квартирно-го обліку	
551	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єкта персональних даних про включення його даних до бази персональних даних	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду	
552	Приватизаційні платіжні доручення  зі  списання використаних громадянами житлових чеків	5 років	ст.197		
553	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
554	Списки черговості на одержання житла	До заміни новими	ст.760		
555	Списки громадян, наданих до Ощадбанку, на списання  використаних ними  житлових чеків	5 років	ст.197		
556	Листування з установами і організаціями  з питань приватизації	5 років ЕПК	ст.1210, 1211, 1212		
557	Книга реєстрації заяв громадян на приватизацію житла	5 років	ст.122		
558	Книга реєстрації заяв громадян про прийняття на квартирний облік	5 років	ст.787		
559	Книга реєстрації видачі свідоцтв про право власності на житло	Постійно	ст.1214		
560	Книга реєстрації платіжних доручень зі списання використаних житлових чеків	3 роки2	ст.352-г	2Див. примітки до справи 378	
561	Книга обліку осіб, що перебувають на квартирній черзі на отримання житлової площі	Доки не мине потреба	ст.784		
562	Журнал реєстрації договорів купівлі-продажу комунальної власності (заяв на включення  об’єктів до приватизації)	5 років1,2	ст.352-б	1Після закінчення строку дії останнього договору, угоди
2Див. примітки до справи 378	
563	Журнал реєстрації вихідної кореспонденції	3 роки  	ст.122		
564	Журнал обліку видачі  ордерів	Доки не мине потреба	ст.785		
565	Журнал реєстрації  документів з питань обробки персональних даних 	5 років	ст.124 		
566	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	19 - Відділ промисловості, охорони праці, екології				
567	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
568	Розпорядження міського голови, протоколи засідань і рішення 	виконавчих органів місцевого самоврядування. Копії	Доки не мине потреба	ст.7-б, 
16-а		
569	Положення про відділ промисловості, охорони праці, екології
	Доки не мине потреба1
	ст.7-б	1Оригінали передають-ся на державне зберігання  з рішеннями виконкому міської ради  	
570	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
571	Річні (квартальні, місячні) плани роботи відділу та звіти щодо їх виконання	1 рік
	ст.161, 299		
572	Індивідуальні плани осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади  посадових осіб   відділу, та звіти про їх виконання	1 рік	ст.161,   300		
573	Документи  (плани, інформації, аналітичні довідки, протоколи засідань)  комісії з обстеження зелених насаджень міста	5 років	ст.2080		
574	Документи  (плани, звіти, інформації, аналітичні довідки, протоколи засідань тощо)  пожежно-технічної комісії	5 років	ст.1178		
575	Документи (акти, висновки, протоколи тощо) розслідувань причин аварій  й нещасних випадків, пов’язаних і не пов’язаних з виробництвом, які стались з працівниками міської ради	45 років ЕПК1
	ст.453	1Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно	
576	Документи (плани, звіти, доповідні записки, акти, копії листів, інструкції, інструктажі тощо) щодо забезпечення  пожежної безпеки в будівлі міської ради	5 років	ст.1177		
577	Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків, пов’язаних і не пов’язаних з виробництвом, які стались з працівниками апарату міської ради, її виконавчих органів	45 років1
	ст.477	1Після закінчення журналу	
578	Журнал реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівників міської ради 	10 років1	ст.482	1Після закінчення журналу	
579	Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці з працівниками міської ради	10 років1	ст. 481	1Після закінчення журналу	
580	Журнали реєстрації  інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового)  з питань охорони праці  з працівниками міської ради 	10 років1	ст. 482	1Після закінчення журналу	
581	Реєстраційний журнал дозволів на експлуатацію об’єкту поводження з небезпечними відходами	3 роки	ст. 122		
582	Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових   осіб	3 роки1	ст. 45-б	1Після зміни посадових   осіб	
583	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст. 112-в	2Після заміни новими та за умови передаван-ня справ до архіву міської ради	

	20 - Інформаційно-аналітичний відділ				
584	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копія	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
585	Положення про інформаційно-аналітичний відділ	Постійно	ст.39		
586	Посадові інструкції працівників відділу	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
587	Документи (річні, квартальні, місячні плани та звіти) роботи відділу	1 рік	ст.161, ст.299		
588	Документи (листи, запити, відповіді, інформації) про надання запитів на публічну інформацію	5 років	ст.85, 24		
589	Документи (інформації, відомості, статті тощо) надані працівниками виконкому, підприємств, установ, організацій для розміщення на сайті	5 років ЕПК	ст.44-б		
590	Документи (буклети, презентації, огляди), що стосуються діяльності виконкому міської ради та установ, підприємств, організацій міста з нагоди ювілейних дат	Постійно	ст.60		
591	Публікації у засобах масової інформації про соціально-політичне життя міста та громади	Постійно	ст.60		
592	Тематичні альбоми фотографій	Постійно	ст.60		
593	Інформаційні огляди публікацій у місцевій пресі, підготовлені відділом для керівництва міськвиконкому	5 років ЕПК	ст.44-б		
594	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх до бази персональних даних 	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду	
595	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
596	Листування з підприємствами, установами, організаціями з основних питань роботи відділу 	5 років ЕПК	ст.22, 23, 24		
597	Журнал реєстрації звернень громадян щодо публічної інформації 	3 роки 	ст.125		
598	Журнал обліку документів наданих для розміщення на сайт	3 роки	ст.122		
599	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних	5 років	ст.124		
600	Номенклатура справ відділу	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	21 - Дозвільний центр				
601	Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 
2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності міськради - постійно	
602	Рішення міської ради, виконкому розпорядження міського голови, що стосуються роботи дозвільних органів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.7-б	1Що стосуються діяльності організації – пост.	
603	Регуляторні акти (постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань виконавчих органів). Копії	Доки не мине потреба	ст.9-б 	Оригінали-в матеріалах сесій	
604	Положення про дозвільний центр	Постійно	ст.39		
605	Посадові інструкції працівників центру	5 років1	ст.43	1Після заміни новими	
606	Документи (річний, квартальний, місячний плани та звіти) роботи центру	1 рік 	ст.161, 299		
607	Регламенти (інформаційні картки) 	До заміни новими	ст.20-б		
608	Документи (інформації, листи, довідки тощо) про виконання контрольних документів з питань роботи дозвільних органів	5 років ЕПК	ст.81		
609	Державні реєстри дозвільного характеру	Постійно1	ст.27	1На постійне зберігання надходять після завершення їх ведення	
610	Дозвільні справи (заяви, листи, висновки, дозволи тощо)	5 років ЕПК1	ст.32	1Після скасування державної реєстрації	
611	Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення його даних до бази на обробку персональних  даних	5 років1	ст.82-б	1У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду	
612	Акти прийому-передачі документів, 	складені під час зміни відповідальних працівників відділу	3 роки1	ст.45-б	1Після змін посадових відповідальних осіб	
613	Листування з організаційних питань діяльності дозвільних органів	5 років ЕПК	ст.24		
614	Журнал реєстрації заяв громадян з адміністративно-організаційних питань	5 років	ст.124		
615	Журнал реєстрації проведення спільних обстежень	5 років	ст.124		
616	Журнал обліку повідомлень заявників (суб’єктів господарювання) про видачу документів дозвільного характеру	5 років	ст.124		
617	Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних	3 роки	ст.124		
618	Номенклатура справ центру	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації	
	22 - Документи щодо впровадження системи управління якістю (СУЯ) в міський раді				
619	Національні стандарти України з питань  системи управління якістю
	До заміни новими	ст. 20-б		
620	Рішення міської ради, розпорядження міського голови з питань системи управління якістю. Копії	Доки 
не мине потреба	ст.7-б,
16-а		
621	Документи (програми, анкети, звіти) щодо запровадження системи управління якістю
	Постійно
	ст.57		

	21 - Профспілковий комітет				
622	Закони України, постанови вищих профспілкових органів. Копії	Доки не мине потреба1	ст.1-б, 3-б	1Що стосується діяльності організації - постійно	
623	Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників апарату міської ради та її виконавчих органів (зі змінами та доповненнями)	1 рік1	ст.397	1Після заміни новими	
624	Протоколи звітно-виборчих і загальних профспілкових зборів членів профспілки	Постійно	ст.1220		
625	Протоколи засідань виборного органу первинної профспілкової організації	Постійно	ст.1225		
626	Протоколи засідань ревізійної комісії	5 років	ст.1224		
627	Протоколи засідань комісії з соціального страхування	5 років	ст.711		
628	Колективний договір	Постійно	ст.395-а		
629	Річний план роботи виборного органу первинної профспілкової організації	1 рік	ст.159		
630	Річний звіт роботи виборного органу первинної профспілкової організації	1 рік	ст.300		
631	Заяви про прийом у члени первинної профспілкової організації та вибуття з членів профспілкової організації	3 роки1	ст.1237	1Після вибуття з членів організації	
632	Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги	3 роки	ст.1245		
633	Списки дітей членів первинної профспілкової організації	До заміни новими	ст.791		
634	Облікові картки членів первинної профспілкової організації	До зняття з обліку	ст.1251		
635	Листування з міськими, обласними комітетами профспілки про організацію діяльності	3 роки	ст.1248		
636	Номенклатура справ первинної профспілкової організації	3 роки2	ст.112-в	2Після заміни новою та за умови передаван-ня справ до архіву організації	

При складанні примірної номенклатури справ міської ради, виконавчого комітету 
 використано:

1. Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

2. Наказ Держкомархіву України від 09.02.2009 № 23 «Про внесення змін до наказу Державного комітету архівів України від 16.11.2004 № 122 «Про затвердження Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області».